BENCHMARKING

El Benchmarking es una herramienta de gestión que consiste en comparar y medir continuamente a una empresa respecto a los líderes del sector con el fin de obtener la información que le permita tomar las medidas necesarias para mejorar internamente y con ello dar mayor valor añadido a los clientes.

El benchmarking se ha convertido en una práctica general estándar entre las empresas reconocidas por su excelencia.

FASES DEL BENCHMARKING

El benchmarking es un proceso clave de gestión a aplicar en la organización para mejorar su posición de liderazgo. Se pueden establecer varias fases para su aplicación :

Buscar una empresa líder en nuestro sector que pude ser : los clientes de nuestra empresa o nuestros competidores.

Fase de investigación y obtención de información de la competencia. Es necesario medir  y comparar el funcionamiento de las operaciones de la empresa  de referencia examinando lo que se produce, cómo lo produce, estudiando la aceptación de la organización o el producto en el mercado, así como las prácticas de negocio que emplea para satisfacer las necesidades del cliente, en definitiva dónde es mejor.

Incorporar a nuestra empresa nuevas ideas y las mejores prácticas de negocio que satisfacen las necesidades de los clientes

Aplicar un proceso de mejora continua a partir de la información obtenida: mejora de productos, servicios y métodos respecto a la compañía lider o el competidor más fuerte.

En cuanto a la búsqueda de los datos se pude recurrir a fuentes apropiadas tales como: administraciones locales, provinciales y/o nacionales; instituciones académicas; congresos, jornadas, ferias u otros eventos; publicaciones de artículos periodísticos y datos de proveedores; clientes; empleados; etc.

En definitiva el benchmarking es un proceso largo y costoso que se aplica cuando las decisiones pueden producir un impacto significativo en la rentabilidad de la organización.

TIPOS DE BENCHMARKING

Existen varios tipos de Benchmarking:

Interno (utilizándonos a nosotros mismos como base de partida). Permite identificar diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre distintos departamentos de una misma empresa.

Esta posibilidad se presenta cuando en una organización los departamentos llevan a cabo tareas o funciones similares o coincidentes en algunos aspectos. Permite descubrir así las "mejores prácticas de la organización" que serán adaptadas y trasladadas a las áreas correspondientes que puedan beneficiarse.

Competitivo (estudiando lo que la competencia hace y cómo lo hace) y que se ha descrito anteriormente.

Fuera del sector (descubriendo formas más creativas de hacer las cosas)

Funcional (comparando una función determinada entre dos o más empresas)

Procesos de negocio (centrándose en la mejora de los procesos críticos de negocio).

VENTAJAS E INCONVENIENTES DEL BENCHMARKING

Es una herramienta muy potente de mejora continua de cara a Calidad Total y Excelencia de las empresas.

Incorpora nuevos puntos de vistas que hace percibir nuestra organización "desde fuera".

Abre nuevas perspectivas y amplía nuestros horizontes para mejorar los servicios, productos o aspectos en estudio.

herramienta fundamental de búsqueda externa de ideas y estrategias.

En la aplicación de procesos de benchmarking internos podemos descubrir las "mejores prácticas" de nuestra organización.

Requiere la asignación importante de recursos, de tiempo y de un equipo competente o empresas especializdas para llevar a cabo el proceso.

REINGENIERIA DE PROCESOS

La reingeniería de procesos es una técnica en virtud de la cual se analiza en profundidad el funcionamiento de uno o varios procesos dentro de una empresa con el fin de rediseñarlos por completo y de forma sustancial su eficiencia y así aportar mayor valor al cliente.

Los nuevos sistemas de gestión suponen cambios de cómo se debe dirigir y organizar una empresa, frente al tradicional sistema de organización piramidal, se impone un sistema de gestión basado en procesos.

Una técnica que se puede emplear para lograr mejorar de manera importante el funcionamiento interno de una empresa es la reingeniería de procesos, en adelante R.P.

El inicio de la R.P. está en Michael Hammer quién comenzó a observar que compañías que habían mejorado espectacularmente su rendimiento en una o más áreas de su negocio habían  cambiando radicalmente la forma en que trabajaban. No habían cambiado el negocio a que se dedicaban sino que habían alterado en forma significativa los procesos que seguían e incluso habían cambiado totalmente sus procedimientos en función del cliente externo para su satisfacción total de una manera mejor que los competidores .

La reingeniería de procesos es una propuesta para gestionar empresas bajo condiciones de ambiente dinámico, altamente competitivo y globalizado.

Hammer define la reingeniería de procesos como "replanteo fundamental y rediseño radical de los procesos de negocios para alcanzar mejoras en orden de magnitud en el rendimiento de costos, calidad, servicios y rapidez".

Cuando hablamos de mejoras en orden de magnitud, nos referimos a por ej.: reducir 90% los costos o incrementar en un 90% la calidad y satisfacción de los clientes.

CARACTERÍSTICAS DE LA REINGENIERÍA DE PROCESOS

Supone elaborar nuevos procedimientos que cuestionan lo que hacemos.

Busca llegar a la raíz de las cosas, por lo que no trata solamente de mejorar los procesos, sino de «reinventarlos».

Los cambios que propone son definitivos, no graduales ni parciales

Se refiere a los «procesos» como el conjunto de actividades que transforma las entradas en salidas de valor para el cliente y además consume recursos"

No es una reestructuración, sino una «reinvención« de la empresa

No es una reorganización, sino un cambio radical, un "volver a hacer".

La reingeniería de procesos surge como respuesta para mejorar de manera sustancial las ineficiencias propias de la organización de las empresas.

Esta metodología consiste en:

Identificar los procesos clave de la empresa.

Asignar responsabilidad sobre dichos procesos.

Definir los límites del proceso.

Medir el funcionamiento del proceso.

Rediseñar el proceso para mejorar su funcionamiento.

Un proceso es un conjunto de actividades organizadas para conseguir un fin, desde la producción de un objeto o prestación de un servicio, hasta la realización de cualquier actividad interna (Ej: elaboración de una factura).

El éxito de nuestra empresa depende de que éstos procesos sean eficaces y  permitan prestar más atención a la satisfacción del cliente

Una empresa tiene que analizar seriamente la opción de hacer reingeniería de procesos. Se trata de una decisión de alta gerencia, que requiere análisis serios y maduros puesto que las implicaciones de la RP son de tal magnitud, que implican costos laborales y humanos importantes y si está realmente comprometida con los cambios que implica.

Un empresa puede empezar a considerar la reingeniería de procesos en situaciones de :

Intensificación de la competencia

Cambios en los patrones de consumo de nuestros clientes

Decremento de las utilidades

Aparición de nuevas condiciones de competencia en los mercados internos y externos

Modificación de los escenarios económicos, tecnológicos, financieros, laborales, demográficos, legislativos y políticos que, producto de la apertura y de la globalización de los mercados, alteran, modifican o cambian radicalmente los patrones de producción, distribución y consumo de las economías.

REINGENIERÍA Y MEJORA DE PROCESOS

La reingeniería implica comenzar de nuevo poniendo todo en duda, con el objeto de obtener mejoras en orden de magnitud, no una mejora incremental de por ejemplo tan solo el 10% que podría llevar la mejora de procesos. En relación a la frecuencia de cambio la mejora de procesos es continua, mientras que la reingeniería sea hace una sola vez.

El tiempo y nivel de riesgo requerido en la reingeniería es mucho mayor que en la mejora de procesos.

En la mejora de procesos los cambios son llevadas a cabo discretamente por individuos en cada área funcional, cuando la reingeniería involucra a toda la organización.