La organización inteligente : el empleo de la información para dar significado, crear conocimiento y tomar decisiones.

 Una organización inteligente es aquella que construye una filosofía de gestión compartida en todos sus niveles y que se mantiene en constante retroalimentación con su interior (empleados) y con su exterior (en este caso sus clientes).

Cuando una empresa u organización necesita mejorar o cambiar se debe tener presente que la estructura determina el comportamiento y no al revés. Cuando se entiende la primera , y sus relaciones de causa y efecto , se estará en condiciones de cambiar el comportamiento, la actitud. Cuando una organización modifica su comportamiento como respuesta a un conocimiento y percepciones nuevas, está adquiriendo nuevas habilidades o aptitudes para crear, adquirir y transferir conocimiento. En este momento se está frente a una organización inteligente que persigue y va logrando mayores niveles de participación y productividad, al mismo tiempo que reducciones de costes y aumentos de márgenes, sí como productos innovadores y mejoras en el servicio al cliente y en su cuota de mercado.

Desde hace unos pocos años cualquier libro, estudio, artículo sobre la situación competitiva de las empresas y los retos que tienen que afrontar, empiezan constatando cómo la situación de cambio continuo, de globalización , de mayor competitividad nacional e internacional, plantean la necesidad de cambios continuos , de permanentes adaptaciones a entornos en permanente estado de desequilibrio.

Una organización inteligente se puede definir como una organización en la cual:

- Cada uno es consciente de la importancia de su trabajo y asume sus roles.

- Los intereses personales y los de la propia organización están en concordancia.

- Todos se sienten a gusto con el trabajo que hacen y del cómo lo hacen.

- Se mejora de manera constante, desarrollando y aprovechando al máximo las habilidades, conocimientos y entusiasmo de sus miembros.

- Se sabe que la innovación es un proceso (no una cualidad) fruto de la estrategia y la planificación, no de la improvisación y que por lo tanto se puede desarrollar y fomentar.  

- Existe un clima de confianza entre los miembros, basada en la transparencia y la franqueza.

- No se buscan culpables sino causas de los problemas.

- Se celebran los éxitos, se analizan con objetividad los fracasos buscando las causas.

- La comunicación interna se considera un instrumento fundamental que continuamente se debe mejorar y potenciar (fluida, sincera, abierta, constructiva).

En una organización inteligente, los buenos resultados (de negocio, satisfacción de los miembros, satisfacción de los clientes, impacto en la sociedad...) son una consecuencia directa. En la actualidad se asume que la inteligencia emocional es clave en el éxito de las organizaciones.

Cada vez se tiene más en cuenta el factor humano en la gestión de las organizaciones inteligentes. La evolución continúa con la filosofía de la Calidad Total (satisfacción del cliente, de los miembros de la organización, accionistas y la sociedad en general). Este planteamiento se puede resumir con una frase: "la calidad empieza y termina en las personas".

¿Qué pasos es necesario seguir para desarrollar una Organización Inteligente?

A diferencia de otros procesos de las empresas, desgraciadamente, no existen recetas milagrosas como sistemas informáticos o novedosos y brillantes métodos de consultoría ... Sin embargo, podemos valernos de la aplicación de principios, disciplinas y hábitos que pueden crear las condiciones adecuadas para que la organización (a través de sus miembros) poco a poco se transforme.

Algunas de estas prácticas o disciplinas son:

- Dominio personal (mejorar nuestras habilidades personales para crear un ambiente propicio a los cambios y las mejora).

- Modelos mentales (mejorar nuestra imagen del mundo y nuestras acciones mediante herramientas para comprender cómo influyen en nuestras acciones nuestra percepción de la realidad).

- Visión compartida (obtener el compromiso a través del consenso en la visión, misión y valores de la organización).

- Pensamiento sistémico (modelar la organización entendida como "organismo" dinámico, en la que interactúan ciclos causa-efecto).

La transformación y sus beneficios no son apreciables a corto plazo. Por lo tanto, se requiere altísimas dosis de convencimiento, liderazgo, esfuerzo y constancia por parte de todos los miembros, empezando lógicamente por la Alta Dirección.

Cuando se emprende este camino debe hacerse siendo consciente de que es largo y difícil. Debe establecerse con claridad dónde se pretende llegar con el consenso y compromiso de todos. Es recomendable por lo tanto hacer participar de manera progresiva y en cadena a toda la organización de arriba abajo, informando, creando un clima de confianza y poniendo en práctica sin prisa pero sin pausa las disciplinas necesarias.

La empresa inteligente crea y re-crea continuamente su futuro; asume que el aprendizaje es una actividad continua y creativa de sus componentes humanos, y se transforma continuamente como respuesta a las necesidades de los individuos que la componen y también las de las empresas , organizaciones e individuos con las que se relaciona (clientes, proveedores, grupos sociales, etc.). La empresa que decide abordar este proceso experimenta un cambio cualitativo.

Para diseñar y ejecutar ese modelo se necesita crear o modificar la visión de la empresa, y por lo tanto su misión, ser sensible para captar los cambios y cómo afectan a la empresa y prever las posibilidades de acción; y todo ello  relacionado con la medida en que desarrollamos, mantenemos y utilizamos nuestras capacidades humanas fundamentales. Si no construimos y empleamos nuestras habilidades para pensar ,crítica y creativamente, para comunicar ideas y conceptos, y para cooperar en la indagación y en la acción, podemos estar construyendo sobre las arenas movedizas la visión de la empresa, las percepciones de la realidad y nuestras expectativas.

La organización inteligente se basa y recompensa-no necesariamente con premios materiales- las habilidades, actitudes, conocimiento y comprensión que contribuyen a añadir valor a la empresa, la empresa con alto valor que se caracteriza por una red en continua expansión de personas muy capaces y con capacidad de profundizar en sus análisis. No es sorprendente que a medida que se avanza por este camino se produce una indentificación progresiva del nexo social, es decir, refuerza los vínculos que nos unen.

Para  iniciar y alcanzar el proceso de transformación se abren cuatro rutas.

1. La normativa interna de la empresa debe comprometerla a desarrollar, mantener, facilitar y emplear las capacidades humanas esenciales de todos aquellos vinculados a la empresa, hasta donde sea posible.

2. Por medio de la formación y de la educación, ampliar las capacidades humanas esenciales que incluye las habilidades, conocimiento, comprensión y actitudes para entender las necesidades de los demás y poder trabajar en red  con ellos.

3. Utilizando la formación y el desarrollo, formar un todo con todos los recursos citados para que se conviertan en competencias útiles para la empresa y para su competitividad.

4. Desarrollar rincipios nuevos  y análisis en profundidad  para poder poner en práctica todo lo anterior de forma más productiva y humana.

El proceso de desarrollo de una Organización Inteligente puede presentar algún tipo de dificultades y cuestiones que son necesarias tener en cuenta.

Un proceso alto de desarrollo se recomienda en las organizaciones y empresas de nueva creación. Es decir en empresas de 0 a 2 años. En cambio las empresas de más de 5 años deberán comenzar de forma más suave. Por supuesto que en todos los casos es imprescindible mantener altas dosis de entusiasmo.

Hay que tener especial cuidado en empresas con problemas. Recelos, falta de confianza, o afán de protagonismo de los individuos pueden desencadenar reacciones de desconcierto inicialmente y posteriormente rechazo. La falta de capacitación o madurez de los planteamientos puede provocar desconcierto. Los mismos efectos pueden producirse cuando la Dirección no apoya el proyecto.

Los efectos de una mala administración del proceso de gestión del conocimiento pueden ser frustración, hipocresía, desaliento, tiempo y energía desperdiciadas.

Sirvan como ejemplo, una serie de conceptos básicos que se deberían manejar en una organización inteligente dedicada al aprendizaje.

1.  Identificar las necesidades actuales de capacitación de  sus integrantes.

2. Identificar las necesidades futuras de aprendizaje de sus  alumnos.

3. Realizar y diseñar algún sistema para abordar las necesidades presentes y futuras mediante oportunidades estructuradas de aprendizaje.

4. Intentar utilizar las experiencias cotidianas de trabajo como base para el aprendizaje.

5.  Buscar captar y clasificar el conocimiento de la organización, de una forma sistemática.

6. Proporcionar la oportunidad de utilizar ese conocimiento captado para fines de beneficio de las personas, la comunidad y  la sociedad.

7. Responder, evaluar, analizar, revisar y ajustar constantemente los distintos enfoques para llegar a la meta final. Considerando que la meta final corresponde solo al alumno o al interesado en el aprendizaje.

8. Permanecer siempre ubicada como organización, para proporcionar a sus miembros o afiliados los medios enfocados en sus propios fines.

9. Los directivos de una organización inteligente de aprendizaje, buscan permanentemente los medios para un aprendizaje inteligente. Son los primeros en aprender de los medios y de las necesidades de los usuarios, por eso son capaces de detectar las mas leves señales de afinidad aún de personas desconocidas, para invitarles a participar y crear juntos una organización inteligente de aprendizaje inteligente.