En todo proceso de producción se utilizan unos recursos o medios productivos  que suponen siempre un coste para obtener unos resultados, que son productos o servicios.

Dentro de la gestión de la producción podemos encontrar los siguientes conceptos:

a)Capacidad de producción

Es la capacidad de producción de la empresa, dependiendo de las ventas, éstas implican una producción determinada que se podrá medir en unidades, horas,máquinas, personal, etc.

Si la empresa no vende suficiente para hacer trabajar toda la capacidad tendrá un excedente improductivo, en cambio si la empresa vende "demasiado" puede resultar difícil adaptar la capacidad de producción en un breve intervalo de tiempo y se pueden perder pedidos y clientes.

Cuanto mayor capacidad de producción implica mayor inversión financiera que queda inmovilizada en la empresa.

Es importante, por tanto,determinar con el mayor grado de exactitud con qué capacidad de producción cuenta nuestra empresa y, cómo se va a responder a los cambios en la demanda tanto al alza como a la baja, de tal manera que podamos flexibilizar esta capacidad de producción para adaptarnos a las variaciones que se produzcan en el volumen de ventas de la empresa.

b)Planificación de las operaciones

Esta es la fase que consiste en gestionar las distintas unidades de producción: máquinas, personas, horas, etc. para atender los pedidos recibidos. Existen diversos sistemas de planificación de la producción y, aquí, juega un papel importante la experiencia del emprendedor en la organización de las operaciones.

En un Plan de Operaciones se definen las distintas fases y tareas que se deben llevar a cabo para producir una unidad de producto o prestar un servicio de tal manera que a medida que se van produciendo más unidades o se presta más veces un cierto servicio se produce un aprendizaje que debería implicar un menor coste de operación. Con el tiempo, la empresa se convierte en "experta" en ese producto y puede producirlo a menor coste.

c)Tecnología

Hoy en día casi ninguna empresa puede concebirse sin una determinada componente tecnológica. Si bien la tecnología es algo que puede afectar a todos los ámbitos de la empresa  repercutir de distintas formas en su rentabilidad, en el área de producción el conocimiento y dominio de una determinada tecnología puede ser la diferencia entre estar en el mercado o quedar fuera de él. Esto es elemental si esa tecnología resulta clave para la fabricación del producto.

Además el uso de la tecnología puede ser decisivo para diferenciar el producto a través de la mejora bien de la calidad del producto, bien de modificaciones en el producto ampliado. La correcta gestión de la tecnología tanto en la producción como en el producto mismo puede ser decisiva para el éxito de un producto en el mercado.

d)Inventarios

En una empresa se mantienen stocks en el almacén de materias primas y otros productos que se necesitan para la elaboración del producto acabado. Sin embargo mantener un inventario para facilitar la producción implica sostener una determinada inversión financiera inmovilizada y, por tanto, apartada de otros usos en la empresa.

Como sucede con la capacidad de producción, la "capacidad de almacenaje" también requiere de una gestión lo más adecuada posible, tratando de reducir al mínimo la inversión en inventarios pero sin poner en peligro el ritmo de producción por una eventual falta de material.

También existen distintos sistemas de gestión de inventarios que tratan de adecuar los stocks a la demanda.

Los stocks son algo a tener en cuenta en el momento de crear la empresa pues pueden representar una buena parte de la inversión inicial para poner en marcha la empresa y cargar desde el primer momento la flexibilidad financiera del proyecto.

TÉCNICAS DE GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN

A continuación se realiza una revisión somera de las distintas técnicas de gestión de la producción :

a)     Sistemas just in time (JIT).

b)     Planificación de recursos de la empresa (ERP)

c)      Gestión de la cadena de suministro (SCM)

 JUST IN TIME - JUSTO A TIEMPO (JIT )

Just in time (o justo a tiempo), en adelante JIT es una técnica empleada en la gestión de producción cuyo objetivo fundamental es la eliminación de pérdidas que pueden ser partes rechazadas, niveles excesivos de inventario, manejo excesivo de materiales y tiempos de preparación y cambio muy prolongados.

El JIT constituye una de las nuevas técnicas más empleadas para mejorar la gestión de inventarios, ya que trata de reducir los costos de estas existencias separando las actividades entre las que agregan y no agregan valor para trabajar con stocks mínimos casi cercanos a cero y trabajar con cantidades mínimas de materiales, de producción en proceso y terminados, dependiendo del poder de la empresa frente a sus proveedores.

Para aplicar la técnica JIT debemos hacer coincidir la cuota de producción con la demanda actual, y eliminar las actividades que no aumentan el valor.

Generalmente, las industrias de proceso plantean importantes mejoras en términos de reducción de tiempo de preparación y mejoras en el flujo del proceso y por tanto son buenos ejemplos para el empleo de técnicas de just in time.

El sistema JIT asigna especial importancia a la disminución de tiempos de:

El JIT pretende sincronizar las operaciones de una planta a fin de que los materiales permanezcan en la línea de producción el menor tiempo posible.

Un programa JIT tiene las siguientes características :

·        Organización: Un programa JIT debe contar con un adecuado plan que abarque todas las disciplinas de la organización. Además, desde el inicio del programa debe existir un líder y una comisión de trabajo para dirigir los esfuerzos del equipo JIT. También debe existir otro grupo de individuos, el cual se dedique exclusivamente a resolver problemas, con personas dedicadas a áreas funcionales específicas.

·        Conocimiento y formación: La necesidades de formación son esenciales para la aplicación correcta del JIT. El conocimiento que se pueda adquirir de otras empresas puede ser de gran valor en la implantación de un sistema JIT.

·        Mejora de la calidad: La filosofía JIT acentúa el hecho de que los trabajadores son responsables de la calidad de sus procesos y de inspeccionar el trabajo de la operación anterior. De esta manera, todos los defectos se hacen visibles rápidamente y no se realiza trabajo de más. Pueden existir además dentro del sistema dispositivos detectores automáticos que aseguren que el proceso está produciendo de acuerdo a las especificaciones.

·        Carga uniforme de la planta: El concepto de carga uniforme de la planta (UPL, Uniform Plant Load) en su nivel más simple es: Si uno vende a diario, fabrica a diario. Cada modelo que se vende es fabricado sobre una base diaria en lotes relativamente pequeños, de tal manera de que las tasas de fabricación coinciden con las de demanda. El resultado de la aplicación de UPL es una producción diaria no relacionada con promedios, sino que es una fotografía de la demanda diaria dividida por horas de producción diarias.

·        Flujo del proceso: Los mayores beneficios del UPL pueden ser aprovechados cuando el flujo del proceso es rediseñado. Esto es cierto porque la mayoría de los layouts están diseñados de una manera funcional, como las celdas. La organización de estas celdas individuales puede ser más eficiente y flexible usando modelos tipo U o de serpentín (sucesión de máquinas a la izquierda y a la derecha de un pasillo), para permitir al operador moverse y realizar más operaciones fácilmente. Un principio importante de recordar es que el operador debe estar ocupado, no necesariamente el equipamiento.

·        Reducción de tiempos de preparación y de cambio: En aquellos casos en que múltiples componentes deben compartir las mismas fuentes de manufactura, la orientación JIT a lotes pequeños y corridas frecuentes lo hará muy importante en la reducción de tiempos de preparación. El tiempo de preparación es aquel lapso entre la producción de la última pieza de un tipo y la producción de la primera pieza de otro. La reducción se refiere a reducción de tiempo, no necesariamente de costo.

·        El sistema de tiro: El sistema de tiro es el siguiente paso lógico en un programa JIT cuando se han instalado el UPL y el flujo del proceso. El sistema de tiro tiene efectos dramáticos en los niveles de inventario porque no provee de éste mientras no sea requerido. Los sistemas de tiro no permiten producir partes mientras no reciban alguna señal de autorización de la operación subsiguiente.

·        Integración de la red de proveedores: Lograr una relación cercana entre el manufacturero y el proveedor no es nada fácil. Cuando llegue el momento de implementar JIT, es necesario tener claro qué es lo que se quiere, con qué equipos y con qué proveedores. Cuando se tienen claros estos factores, se busca el proveedor que cumpla con las exigencias y se establece un contrato de cooperación preferencial. De esta manera se asegura la calidad del producto recibido y la idoneidad de los proveedores, se revisan los mecanismos de compra y se eliminan los problemas en las operaciones de compra y se hacen mejoras continuas con el fin de lograr una adecuada estructura de compra que permita tomar ventaja de los cambios.

Para poner en marcha un programa de just in time tenemos que elaborar un diagnóstico que es la parte del programa JIT que nos permite identificar, fijar y priorizar las oportunidades de mejora. Las oportunidades pueden encontrarse en las organizaciones actuales, operaciones actuales e implantaciones actuales. Los tres propósitos fundamentales de la fase de diagnóstico son los siguientes:

1.      Establecer una base (económica o no) que permita medir el progreso futuro.

2.      Identificar las oportunidades brutas para análisis y priorización.

3.      Establecer metas y objetivos para usar durante la fase de diseño conceptual.

El de diagnóstico debería incluir el desarrollo de un equipo para el proyecto y un análisis de todas las áreas funcionales. A continuación se indican las fases del diagnóstico :

·        Selección del equipo para llevar a cabo el diagnóstico.

·        Revisión de la ingeniería de diseño.

·        Revisión de los pronósticos para tiempos, esperas, costos, niveles de cambio y razones de cambio.

·        Revisión del orden de entrada: procesos de orden de entrada actuales, incluyendo tiempos, colas y costos..

·        Revisión de la planificación de la producción: Su objetivo es fijar los procesos de planificación de la producción, determinando si son o no adecuados los datos y métodos usados.

·        Revisión de la programación de la producción.

·        Revisión del programa de compras.

·        Revisión del proceso de fabricación.

·        Revisión de la distribución

·        Revisión del estado de cuentas.

El diagnóstico establece donde se encuentra la organización hoy en día, estableciendo índices con las cuales se pueda comparar el progreso en el futuro. Para proveer a la compañía de un objetivo donde debería ubicarse de uno a cinco años más, se desarrolla un diseño conceptual de la organización completa.

Una vez realizado el diagnóstico deberemos planificar la implantación del Sistema de just in time.

ERP

ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning que quiere decir Planificación de los Recursos de la Empresa. ERP es un término generalizado en el mundo del software bajo el que se engloban una gran variedad de paquetes software,generalmente multi-modulares, que ofrecen soluciones integradas diseñadas para dar soporte a múltiples procesos de negocio. Una ERP puede contener software para gestión de producción, gestión de clientes, compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad general, facturación, gestión de inventario, recursos humanos, nominas o cualquier otra función que  tenga que desarrollar dentro de la empresa.

Las ERP se consideran "software empaquetado" (otro palabro impunemente traducido del ingles = packaged software) en contraposición con el software a medida diseñado para un cliente en particular. Esto quiere decir que cuando una empresa compra una ERP la compra tal y como es, ya que el fabricante no la adapta a sus necesidades.

Generalmente una ERP se compra junto con herramientas de desarrollo específicas que pueden ser usadas por el cliente para alterar ese software empaquetado y adaptarlo a cada necesidad particular. Algunas incluso permiten el uso de lenguajes de programación estándar para realizar estas alteraciones.

Cuando una empresa decide comprar una ERP también debe contratar a un implementador (generalmente una consultoría) que la ponga en funcionamiento. El tiempo requerido para estas implementaciones varia mucho según la ERP, los módulos implementados y el tamaño de la empresa. Pero si la empresa es grande y las necesidades de proceso complejas, implementar una ERP será, por lo general, menos costoso que desarrollar una aplicación a medida.

Estas aplicaciones se han asentado como soluciones integrales en la mayor parte de las funciones a desarrollar por laempresa. Esto ayuda a dichas empresas a entender mejor su actividad, estandarizar sus procesos de negocios y definir mejores políticas. Las ERP ayudan a crear procesos más eficientes con lo que las empresas se pueden concentrar más en otros esfuerzos, como es el servir a sus clientes y maximizar los beneficios.

Existen seis fabricantes principales de ERP, que se reparten el 64% del total de este mercado:

 
*  SAP

*Oracle

*PeopleSoft

*JD Edwards

*Baan

*Siebel

Estos fabricantes marcan la pauta del mercado ERP. Todos ofrecen soluciones en las principales líneas de productos y cada uno aporta algo distinto y todos tienen integradas sus soluciones en el concepto e-business, con soporte total del uso de sus aplicaciones con Internet.

Cada fabricante tiene sus propias líneas de productos y soluciones, pero casi todos cubren las siguientes:

-Aplicaciones Financieras (contabilidad general, facturación,cuentas a pagar, cuantas a cobrar, gestión de activos, compras,etc)

- Gestión de recursos humanos y nominas.

- Soluciónes para la gestión de fabricación

- Solución para cadenas de suministro (SCM)

- Solución para la gestión de relaciones con clientes (CRM)

- Gestión de compras por Internet

-Solución de análisis del rendimiento de la empresa (EPM)

GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO ( SCM )

SCM es un conjunto de prácticas coordinadas a lo largo de la cadena que se inicia en la recepción de materias primas y finaliza en el cliente. Manejar con efectividad este proceso hace posible optimizar las competencias y lograr la integración que permita alcanzar ventajas competitivas sostenibles.

Esta técnica se basa en el análisis de toda la cadena, según el impacto que cada eslabón tiene sobre los costos y el valor que se le entrega al consumidor o cliente final.

A finales  fines de los años 90, con la aparición y desarrollo del comercio electrónico se profundizan los desafíos en cuanto a coordinación, flexibilidad y rapidez para la cadena de suministros, en los que los productos son fabricados a partir del pedido y la necesidad del consumidor final, transformando lo que antes era producción en masa, en una producción a pedido a gran escala; la distribución capilar y la desintermediación, etc. Estos desafíos no deben ser vistos como problemas sino como grandes oportunidades, ya que responder a ellos eficientemente genera importantes ventajas competitivas.

En este contexto la información se convierte en el valor diferenciador, ocupando el sitio estratégico que antes ocupaban los activos físicos de las compañías. Aspectos como la efectividad en la captura e interpretación de la información, junto a la eficacia en la generación de comunidades, serán capacidades clave para el eficiente SCM y el éxito de los negocios.

Dentro del concepto de SCM, las relaciones con clientes y proveedores dejan de ser confrontativas para transformarse en relaciones colaborativas y obtener beneficios a largo plazo para todos los actores de la cadena.

Como consecuencia de esta técnica de producción surgen nuevas actitudes y procesos de negocio entre los detallistas, distribuidores y fabricantes con las siguientes características :

- Proveer lo que el cliente necesita: Antes la empresa ofrecía su mercancía de una serie de "productos estándar". Hoy la tendencia es creciente en cuanto a las órdenes procesadas por los fabricantes con productos "make-to-order".

- Reabastecimiento continuo: Antes la empresa se limitaba a procesar sus órdenes de pedido puestas por sus clientes sin conocer el origen de la demanda. Hoy es normal que el fabricante o distribuidor establezca sus propias órdenes de pedido con base a la información de demanda generada a nivel de consumidor.

- Programas de promoción dirigidas al consumidor: Hoy en día vemos la empresa ejecutando el programa de promoción de sus productos dirigidos directamente al consumidor, en lugar de dirigirlos a sus distribuidores o detallistas como era usual.

- Pago en el momento en que compra el consumidor final: La extensión de los programas VMI (Vendor Managed Inventory, por sus siglas en inglés) han alcanzado niveles en los que el fabricante o distribuidor posee el inventario que está en el punto de venta y su recolección de dinero se hace tan pronto como los sistemas de información procesen las transacciones correspondientes a las unidades vendidas.

- La visión es global: Actualmente la visión de todo socio de cadena de distribución es global, no local. Esto significa que conocemos los eventos de negocio que suceden a lo largo de la cadena al punto que reaccionamos ante ellos de manera proactiva sin esperar instrucciones de nuestro cliente inmediato.

La complejidad de las operaciones hace imposible el control de la cadena de abastecimiento sin el uso de sistemas informáticos en cada uno de sus pasos que se integren entre sí para funcionar como un todo. Esto nos permite que mientras el producto fluye de izquierda a derecha, la información lo hace en sentido contrario a igual velocidad.

Como resultado de lo anterior, la información reemplaza al inventario como medio para satisfacer la demanda del cliente.

El reto que han superado los desarrolladores de software de clase mundial para la industria es el de expandir el área de control fuera del nivel de planta y así comprender el total de las operaciones a lo largo de la cadena, independientemente de los sistemas de hardware y software que se utilicen en cada paso de la cadena.